Chi phí tổ chức sự kiện trọn gói chuyên nghiệp - Báo giá mới nhất

Tổ chức sự kiện trọn gói đang trở thành giải pháp tối ưu cho nhiều doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo sự kiện diễn ra chuyên nghiệp. Tuy nhiên, một trong những băn khoăn lớn nhất khiến các nhà quản lý đau đầu chính là chi phí tổ chức sự kiện. 

Bài viết này sẽ "giải mã" chi tiết các chi phí tổ chức sự kiện cấu thành một gói dịch vụ hoàn chỉnh, cung cấp bảng giá tổ chức sự kiện mới nhất và những yếu tố ảnh hưởng đến báo giá. Hãy cùng khám phá để có cái nhìn tổng quan và tự tin hơn trong việc lựa chọn đối tác phù hợp cho sự kiện sắp tới của bạn.

Nên chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói hay không?

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng coi trọng hình ảnh và trải nghiệm khách hàng, việc lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói đã trở thành giải pháp tối ưu. Không chỉ giúp đơn vị chủ trì tiết kiệm thời gian, nhân lực mà còn đảm bảo tính chuyên nghiệp, đồng bộ và giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh.

Nên chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói hay không?

• Tiết kiệm thời gian và nhân lực

Thay vì phải tự mình tìm kiếm từng hạng mục như địa điểm, trang thiết bị, MC hay đội ngũ kỹ thuật, doanh nghiệp chỉ cần làm việc với một đơn vị duy nhất. Tổ chức sự kiện trọn gói giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị, tối ưu quy trình và giải phóng nguồn lực nội bộ để tập trung vào mục tiêu chính của sự kiện.

• Đảm bảo tính chuyên nghiệp và sự đồng bộ

Một trong những lợi ích lớn nhất khi sử dụng tổ chức sự kiện trọn gói chính là sự đồng bộ trong ý tưởng và triển khai. Từ thiết kế backdrop, âm thanh ánh sáng cho đến nội dung chương trình đều được lên kế hoạch nhất quán, hạn chế tình trạng chắp vá. Nhờ đó, sự kiện mang lại trải nghiệm chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với khách mời.

• Giảm thiểu rủi ro phát sinh

Khi tự tổ chức hoặc thuê dịch vụ rời rạc, rủi ro về chi phí phát sinh, lỗi kỹ thuật hay chậm tiến độ thường khó tránh khỏi. Với dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, đơn vị tổ chức chịu trách nhiệm toàn diện từ khâu lên kế hoạch, điều phối cho đến xử lý tình huống, giúp doanh nghiệp yên tâm hơn về sự thành công của chương trình.

Máy in Decal chuẩn màu, giá ưu đãi nhất trên thị trường 

Các hạng mục chính cấu thành chi phí tổ chức sự kiện trọn gói

Để có một cái nhìn toàn diện về dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói, bạn cần hiểu rõ rằng chi phí tổ chức sự kiện không phải là một con số tổng duy nhất, mà được xây dựng từ nhiều hạng mục nhỏ khác nhau. Mỗi hạng mục đều có vai trò quan trọng, quyết định chất lượng và sự thành công của sự kiện. Việc nắm vững các chi phí tổ chức sự kiện này sẽ giúp bạn dễ dàng làm việc với nhà cung cấp và tối ưu ngân sách hiệu quả.

Các hạng mục chính cấu thành chi phí tổ chức sự kiện trọn gói

Dưới đây là những hạng mục chính thường xuất hiện trong một bản báo giá chi tiết:

• Chi phí địa điểm: Đây là một trong những khoản chi lớn nhất. Chi phí thuê địa điểm sẽ phụ thuộc vào vị trí, sức chứa, tiện nghi và loại hình sự kiện (phòng hội nghị, trung tâm tiệc, không gian ngoài trời...).

• Chi phí trang thiết bị: Bao gồm toàn bộ hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp, màn hình LED, máy chiếu, sân khấu, backdrop... Tùy vào quy mô, hạng mục này có thể chiếm một phần đáng kể trong tổng chi phí tổ chức sự kiện.

• Chi phí nhân sự: Hạng mục này bao gồm đội ngũ nhân sự tham gia trực tiếp vào sự kiện như MC, ca sĩ, vũ đoàn, diễn viên. Ngoài ra, còn có đội ngũ kỹ thuật viên, nhân viên phục vụ, đội ngũ hỗ trợ...

• Chi phí trang trí & dàn dựng: Tạo nên diện mạo của sự kiện, từ thiết kế và in ấn backdrop, banner, phướn, đến các hạng mục trang trí khác như cổng chào, khu vực chụp hình (photobooth), hoa tươi, bóng bay...

• Chi phí truyền thông & marketing: Bao gồm các chi phí liên quan đến việc quảng bá sự kiện như thiết kế bộ nhận diện thương hiệu, quay phim, chụp ảnh, viết bài PR, và các hoạt động truyền thông trên mạng xã hội.

• Chi phí phát sinh: Nghe có vẻ không cần thiết nhưng đây lại là khoản chi phí khá quan trọng, thường chiếm khoảng 5-10% tổng ngân sách, để xử lý các tình huống ngoài dự kiến như thay đổi nhân sự, phát sinh hạng mục hoặc các sự cố kỹ thuật.

Việc phân tích rõ ràng từng hạng mục giúp bạn hiểu bản chất của chi phí tổ chức sự kiện và dễ dàng cân đối ngân sách cho phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

Vật liệu in ấn các ấn phẩm truyền thông sự kiện, hội nghị uy tín chất lượng 

Báo giá tổ chức sự kiện trọn gói theo từng loại hình phổ biến

Lưu ý các báo giá dưới đây chỉ mang tính chất tham khảo, cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về giá tổ chức sự kiện theo từng loại hình cụ thể. Mỗi sự kiện có những yêu cầu riêng biệt, bảng báo giá tổ chức sự kiện ước tính dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung và lên kế hoạch ngân sách ban đầu.

Các loại hình tổ chức sự kiện trọn gói phổ biến

Báo giá tổ chức Hội nghị, Hội thảo

Hội nghị, hội thảo thường có yêu cầu cao về mặt kỹ thuật và không gian trang trọng. Báo giá sự kiện này thường dao động theo các gói dịch vụ:

• Gói Cơ bản (20 - 50 triệu đồng): Phù hợp với các buổi họp nội bộ, seminar nhỏ. Bao gồm thuê phòng họp, hệ thống âm thanh/máy chiếu cơ bản, và teabreak.

• Gói Tiêu chuẩn (50 - 150 triệu đồng): Dành cho các hội nghị có quy mô trung bình. Bao gồm thuê hội trường, hệ thống âm thanh/ánh sáng chuyên nghiệp, màn hình LED, MC, teabreak và chi phí quay phim/chụp ảnh.

• Gói Cao cấp (Trên 150 triệu đồng): Dành cho các sự kiện lớn, yêu cầu sự đầu tư về sân khấu, thiết bị hiện đại, livestream và sự góp mặt của các diễn giả, khách mời nổi tiếng.

Báo giá tổ chức Tiệc tất niên (Year End Party)

Chi phí tổ chức sự kiện tất niên thường phụ thuộc vào số lượng khách mời và ý tưởng kịch bản. Giá tổ chức sự kiện này sẽ thay đổi linh hoạt theo quy mô:

• Quy mô nhỏ (dưới 100 khách): Chi phí dao động từ 50 - 100 triệu đồng.

• Quy mô trung bình (100 - 300 khách): Chi phí dao động từ 100 - 300 triệu đồng.

• Quy mô lớn (trên 300 khách): Chi phí từ 300 triệu đồng trở lên, tùy thuộc vào concept, sự góp mặt của nghệ sĩ và các hạng mục giải trí đặc biệt.

Báo giá tổ chức Lễ khai trương, khánh thành

Loại hình sự kiện này đòi hỏi sự chuyên nghiệp và hoành tráng để tạo ấn tượng mạnh. Báo giá tổ chức sự kiện khai trương, khánh thành thường bao gồm các hạng mục cơ bản như:

• Cổng chào, thảm đỏ, backdrop, sân khấu.

• Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED.

• Nhân sự: MC, đội múa lân, ban nhạc, PG/PB.

• Nghi thức cắt băng khánh thành và tiệc nhẹ.

Báo giá tổ chức Gala Dinner

Đây là loại hình sự kiện mang tính sang trọng và nghệ thuật. Chi phí tổ chức sự kiện Gala Dinner thường được tính dựa trên từng hạng mục cụ thể:

• Chi phí địa điểm: Lựa chọn sảnh tiệc của khách sạn 5 sao hoặc các trung tâm hội nghị.

• Chi phí tiệc: Bữa tiệc có thể là buffet hoặc set menu. 

• Chi phí trang trí: Thường được đầu tư cầu kỳ với concept chủ đề độc đáo.

• Chi phí nghệ thuật: Gồm các tiết mục biểu diễn của ca sĩ, vũ đoàn, ban nhạc, ảo thuật gia.

Xem thêm: Top 10 trung tâm tổ chức sự kiện Hà Nội hiện đại - giá hợp lý 

Các yếu tố ảnh hưởng đến báo giá tổ chức sự kiện

Sau khi nắm được các hạng mục cơ bản, bạn cần hiểu rằng báo giá tổ chức sự kiện không phải lúc nào cũng cố định. Có nhiều yếu tố tác động trực tiếp đến chi phí tổ chức sự kiện, khiến giá có thể tăng hoặc giảm đáng kể. Việc hiểu rõ những yếu tố này sẽ giúp bạn dễ dàng đàm phán và điều chỉnh ngân sách một cách linh hoạt.

Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

• Quy mô sự kiện: Đây là yếu tố hàng đầu quyết định giá tổ chức sự kiện. Số lượng khách mời càng lớn, chi phí cho các hạng mục như địa điểm, tiệc, nhân sự phục vụ và trang thiết bị (âm thanh, ánh sáng) càng tăng theo tỷ lệ thuận.

• Thời điểm tổ chức: Báo giá tổ chức sự kiện vào các dịp đặc biệt như cuối tuần, ngày lễ, hoặc mùa cao điểm (cuối năm) thường cao hơn so với ngày thường. Lời khuyên là nếu không cần thiết, bạn có thể cân nhắc tổ chức sự kiện vào các ngày trong tuần để tiết kiệm chi phí.

• Địa điểm tổ chức: Vị trí và danh tiếng của địa điểm cũng ảnh hưởng lớn đến các chi phí tổ chức sự kiện. Việc lựa chọn một khách sạn 5 sao sang trọng ở trung tâm thành phố chắc chắn sẽ có chi phí cao hơn nhiều so với một nhà hàng hoặc không gian tổ chức sự kiện ở ngoại ô.

• Các yêu cầu đặc biệt: Bất kỳ yêu cầu nào ngoài gói dịch vụ tiêu chuẩn đều có thể làm tăng tổng chi phí. Ví dụ, sự góp mặt của các ca sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng, các tiết mục biểu diễn đặc biệt hay yêu cầu trang trí cầu kỳ, sử dụng các công nghệ trình chiếu hiện đại...

Xem thêm: Tổ Chức Sự Kiện Như Thế Nào? Quy Trình & Các Bước Tổ Chức Event Chuyên Nghiệp Từ A-Z 

Bí quyết tối ưu chi phí tổ chức sự kiện

Để một chương trình diễn ra thành công, doanh nghiệp không chỉ quan tâm đến chất lượng mà còn cần biết cách quản lý ngân sách hiệu quả. Việc tối ưu chi phí tổ chức sự kiện giúp giảm gánh nặng tài chính mà vẫn đảm bảo sự kiện chuyên nghiệp, chỉn chu. Dưới đây là những bí quyết quan trọng bạn nên áp dụng:

Chuẩn bị các ấn phẩm truyền thông hiệu quả

• Lập kế hoạch chi tiết từ đầu

Một bản kế hoạch cụ thể giúp doanh nghiệp xác định rõ hạng mục cần thiết, ước tính ngân sách và hạn chế phát sinh. Khi có kế hoạch, bạn dễ dàng phân bổ chi phí tổ chức sự kiện hợp lý cho từng phần như địa điểm, nhân sự, trang thiết bị, truyền thông…

• Chọn đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín

Thay vì thuê dịch vụ rời rạc, việc hợp tác với một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín giúp tiết kiệm đáng kể. Họ sẽ hỗ trợ từ khâu ý tưởng, thiết kế, nhân sự đến vận hành, đảm bảo tính đồng bộ và hạn chế chi phí phát sinh. Đồng thời, các đơn vị chuyên nghiệp thường có sẵn hệ thống đối tác, thiết bị nên chi phí tổ chức sự kiện cũng cạnh tranh hơn.

• Linh hoạt với ngân sách

Không phải lúc nào chi nhiều cũng mang lại hiệu quả tốt nhất. Doanh nghiệp nên linh hoạt chọn gói dịch vụ phù hợp với mục tiêu sự kiện, tránh sử dụng hạng mục dư thừa. Ví dụ, một buổi hội thảo nhỏ có thể không cần thuê màn LED cỡ lớn, nhờ vậy giảm được đáng kể chi phí tổ chức sự kiện.

• Tận dụng truyền thông số 

Trong thời đại số, bên cạnh việc in ấn các ấn phẩm cần thiết cho sự kiện thì việc quảng bá qua mạng xã hội được coi là một phương pháp nhanh gọn, đơn giản. Đây là cách vừa hiện đại, vừa tiết kiệm ngân sách, tối ưu được chi phí truyền thông.

Tóm lại, việc hiểu rõ các chi phí tổ chức sự kiện và các yếu tố ảnh hưởng là bước đi thông minh để bạn chủ động trong việc kiểm soát ngân sách. Tuy nhiên, để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và đạt hiệu quả cao nhất, lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín vẫn là giải pháp tối ưu. Họ không chỉ cung cấp bản báo giá tổ chức sự kiện minh bạch, mà còn giúp bạn tối ưu từng hạng mục để biến ý tưởng thành hiện thực một cách chuyên nghiệp.

Đọc thêm: Gala dinner là gì? Ý nghĩa và top mẫu gala dinner sáng tạo, độc đáo