Hướng dẫn tạo mã vạch - Cách làm mã vạch sản phẩm chuẩn EAN 13 đơn giản, miễn phí

Bạn đang tìm cách tạo mã vạch sản phẩm để quản lý hàng hóa dễ dàng hơn? Dù là chủ shop online, doanh nghiệp nhỏ hay người mới bắt đầu, việc làm mã vạch ngày càng được đơn giản hóa và nhanh chóng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo mã vạch chuẩn EAN 13 – định dạng phổ biến nhất hiện nay – hoàn toàn miễn phí, dễ thực hiện chỉ trong vài bước.

Giới thiệu chung về mã vạch và tầm quan trọng của mã vạch sản phẩm

Mã vạch là gì?

Mã vạch (barcode) là một dãy các vạch đen trắng song song có độ dày khác nhau, đi kèm dãy số bên dưới, dùng để mã hóa thông tin sản phẩm. Khi được quét bằng máy đọc mã vạch, những thông tin như tên sản phẩm, mã SKU, giá bán, số lô, ngày sản xuất... sẽ được truy xuất nhanh chóng và chính xác.

Hiện nay, việc tạo mã vạch được ứng dụng rất nhiều trong cả doanh nghiệp lớn lẫn các cửa hàng bán lẻ nhờ tính tiện lợi và khả năng ứng dụng cao trong quản lý hàng hóa.

Mã vạch là gì?

Vai trò của mã vạch trong quản lý và bán hàng

Việc làm mã vạch cho từng sản phẩm giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin hàng hóa một cách khoa học, từ đó tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong khâu bán hàng, kiểm kho hay vận chuyển. Thay vì ghi nhớ thủ công hoặc kiểm tra bằng mắt thường, mã vạch cho phép xử lý dữ liệu nhanh gọn chỉ với một lần quét.

Ngoài ra, mã vạch còn hỗ trợ đồng bộ hóa dữ liệu với phần mềm bán hàng, giúp theo dõi lượng tồn kho, doanh thu và phân tích hành vi tiêu dùng dễ dàng hơn.

Vì sao nên tạo mã vạch sản phẩm?

Dù là doanh nghiệp lớn hay shop online nhỏ lẻ, việc tạo mã vạch sản phẩm là bước không thể thiếu nếu muốn hoạt động kinh doanh diễn ra nhanh gọn và hiệu quả. Mã vạch không chỉ giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng khi thanh toán nhanh chóng, mà còn hỗ trợ quá trình vận hành – nhập – xuất – kiểm kê trở nên minh bạch, rõ ràng.

Thêm vào đó, nếu bạn có kế hoạch phân phối sản phẩm ra thị trường rộng hơn (siêu thị, đại lý, sàn thương mại điện tử), việc sở hữu mã vạch chuẩn như EAN 13 gần như là yêu cầu bắt buộc.

Tổng quan về các loại mã vạch phổ biến hiện nay

Các loại mã vạch thường gặp

Trước khi đi vào chi tiết cách tạo mã vạch EAN 13, bạn cần hiểu rằng mã vạch có nhiều loại khác nhau, mỗi loại phù hợp với một mục đích sử dụng riêng. Dưới đây là một số định dạng mã vạch phổ biến hiện nay:

• Code 128: Là loại mã vạch 1D có khả năng mã hóa cả chữ cái, số và ký tự đặc biệt. Rất linh hoạt, thường dùng trong vận chuyển, kho bãi, và logistics.
  
  

• EAN 13: Là mã vạch tiêu chuẩn quốc tế được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực bán lẻ. Rất phù hợp để tạo mã vạch sản phẩm khi phân phối vào siêu thị, đại lý, hoặc sàn thương mại điện tử.

Các loại mã vạch thường gặp

• EAN 8: Có cấu trúc ngắn gọn hơn EAN 13, dùng cho các sản phẩm có kích thước bao bì nhỏ như mỹ phẩm mini, kẹo, đồ lưu niệm…
  
  

• QR Code (mã vạch 2D): Có khả năng chứa lượng lớn thông tin và có thể quét bằng điện thoại thông minh. QR Code thường dùng trong thanh toán điện tử, marketing hoặc gắn link website.

Tùy vào mục đích làm mã vạch, bạn có thể lựa chọn loại phù hợp. Tuy nhiên, đối với bán lẻ và quản lý sản phẩm, EAN 13 vẫn là lựa chọn phổ biến nhất hiện nay.

Mã vạch EAN 13 là gì?

EAN 13 (European Article Number) là loại mã vạch 1D gồm 13 chữ số, dùng để định danh sản phẩm một cách duy nhất trên phạm vi toàn cầu. Cấu trúc EAN 13 bao gồm:

• 3 chữ số đầu: mã quốc gia (ví dụ: Việt Nam là 893)
  
  

• 4–6 chữ số tiếp theo: mã doanh nghiệp
  
  

• 3–5 chữ số tiếp theo: mã sản phẩm
  
  

• 1 chữ số cuối: số kiểm tra (check digit)

Việc tạo mã vạch EAN 13 giúp doanh nghiệp và nhà bán lẻ quản lý hàng hóa hiệu quả, dễ dàng đồng bộ với hệ thống bán hàng POS, và đáp ứng yêu cầu khi đưa hàng hóa vào siêu thị, cửa hàng tiện lợi hoặc xuất khẩu.

Mã vạch EAN 13

So sánh mã vạch EAN 13 với các loại mã khác

Từ bảng so sánh trên có thể thấy, nếu mục tiêu là tạo mã vạch sản phẩm để bán hàng, đặc biệt trong môi trường bán lẻ hoặc thương mại hiện đại, EAN 13 là lựa chọn tối ưu nhất.

Xem thêm: Giấy decal: Ứng dụng thực tế và cách chọn loại phù hợp cho từng nhu cầu 

Điều kiện để tạo mã vạch EAN 13 cho sản phẩm

Khi nào cần tạo mã vạch EAN 13?

Nếu bạn đang kinh doanh hàng hóa và muốn đưa sản phẩm vào hệ thống phân phối chuyên nghiệp như: siêu thị, đại lý, cửa hàng tiện lợi, sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki…), thì tạo mã vạch EAN 13 gần như là yêu cầu bắt buộc.

EAN 13 là tiêu chuẩn mã vạch phổ biến nhất thế giới trong lĩnh vực bán lẻ. Việc tạo mã vạch sản phẩm theo chuẩn EAN giúp hệ thống quản lý dễ dàng định danh, tra cứu và đồng bộ thông tin sản phẩm từ nhà cung cấp đến điểm bán cuối cùng.

Ngay cả với các shop online, việc làm mã vạch giúp quy trình kiểm kho, quản lý đơn hàng, xử lý vận chuyển trở nên chuyên nghiệp và tự động hóa hơn.

Đăng ký, tạo mã vạch tại GS1 Việt Nam

Quy định về đăng ký và sử dụng mã vạch tại Việt Nam

Tại Việt Nam, việc cấp và quản lý mã vạch (bao gồm cả mã EAN 13) được thực hiện bởi GS1 Việt Nam – một tổ chức trực thuộc Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

Theo quy định hiện hành:

• Doanh nghiệp muốn sử dụng mã số mã vạch EAN 13 chính thống cần đăng ký mã doanh nghiệp tại GS1 Việt Nam.
  
  

• Sau khi đăng ký, doanh nghiệp sẽ được cấp mã doanh nghiệp quốc gia (thường bắt đầu bằng 893) để sử dụng cho toàn bộ sản phẩm của mình.
  
  

• Doanh nghiệp cần kê khai đầy đủ thông tin sản phẩm tương ứng với từng mã, và có trách nhiệm quản lý, sử dụng đúng mục đích.

Việc đăng ký mã giúp đảm bảo tính hợp pháp và chuẩn hóa khi tạo mã vạch EAN 13, đồng thời tránh tình trạng trùng lặp hoặc bị từ chối hàng hóa khi xuất khẩu hoặc đưa vào hệ thống bán lẻ hiện đại.

Lưu ý về đăng ký mã số mã vạch với GS1 Việt Nam

Trước khi tạo mã vạch sản phẩm, bạn cần nắm một số lưu ý quan trọng:

• Đăng ký đúng tên pháp lý của doanh nghiệp để tránh tranh chấp về sở hữu mã.
  
  

• Cung cấp đầy đủ thông tin sản phẩm để hệ thống đồng bộ thông tin chính xác.
  
  

• Sau khi được cấp mã, bạn có thể tạo mã vạch EAN 13 thông qua phần mềm thiết kế, công cụ online hoặc phần mềm quản lý mã vạch chuyên dụng.
  
  

• Không nên sử dụng mã EAN 13 của doanh nghiệp khác để tránh vi phạm quy định về thương mại và bản quyền mã số mã vạch.

Trong trường hợp sản phẩm chỉ bán nội bộ hoặc nhỏ lẻ, bạn vẫn có thể tạo mã vạch miễn phí để sử dụng nội bộ – tuy nhiên mã này sẽ không có giá trị pháp lý trên thị trường.

Xem thêm: In Chuyển Nhiệt Có Bền Không? Cách Tối Ưu Chất Lượng Hình In 

Hướng dẫn chi tiết cách tạo mã vạch sản phẩm chuẩn EAN 13 miễn phí

1. Các bước chuẩn bị trước khi làm mã vạch

Trước khi tiến hành tạo mã vạch sản phẩm, bạn cần chuẩn bị một số thông tin quan trọng để đảm bảo quá trình diễn ra suôn sẻ và chính xác:

• Xác định mã số sản phẩm (GTIN): Đây là mã số toàn cầu dùng để định danh từng mặt hàng. Nếu bạn đã đăng ký với GS1 Việt Nam, hệ thống sẽ cấp mã GTIN cho từng sản phẩm dựa trên mã doanh nghiệp.
  
  

• Chuẩn bị thông tin sản phẩm: Bao gồm tên sản phẩm, nhà sản xuất, dòng sản phẩm, kích thước, màu sắc... để dễ quản lý và đối soát khi in mã vạch.
  
  

• Xác định loại mã cần tạo: Với hàng hóa bán lẻ, mã EAN 13 là lựa chọn tối ưu vì chuẩn quốc tế, dễ quét, được chấp nhận rộng rãi trên thị trường.

Việc chuẩn bị đầy đủ giúp bạn làm mã vạch nhanh chóng, chính xác và tránh sai sót trong khâu sử dụng thực tế.

2. Cách tạo mã vạch EAN 13 đơn giản, miễn phí

Hiện nay, có nhiều công cụ trực tuyến hỗ trợ tạo mã vạch miễn phí, phù hợp cho các shop online, doanh nghiệp nhỏ hoặc mục đích sử dụng nội bộ.

Tạo mã vạch EAN 13 đơn giản, miễn phí

Một số công cụ tạo mã vạch online miễn phí:

• TEC-IT Barcode Generator
  
  

• OnlineLabels Barcode Generator
  
  

• CreateBarcodes
  
  

• BarcodesInc

Các công cụ này hỗ trợ nhiều loại mã, bao gồm cả EAN 13, và không cần cài đặt phần mềm.

Hướng dẫn cách tạo mã vạch EAN 13 bằng TEC-IT (Ví dụ minh họa):

Bước 1: Truy cập website: https://barcode.tec-it.com/en
Bước 2: Tại mục “Barcode Type”, chọn EAN-13
Bước 3: Nhập mã số EAN 13 vào ô “Data” (ví dụ: 8934567890123)
Bước 4: Nhấn “Refresh” để tạo mã → Mã vạch hiển thị bên dưới
Bước 5: Nhấn nút “Download” để tải ảnh mã vạch về máy (PNG, SVG hoặc EPS)
Bước 6: Kiểm tra mã vạch bằng máy quét hoặc phần mềm đọc mã trên điện thoại để đảm bảo tính chính xác trước khi in

Với vài bước đơn giản, bạn đã có thể tạo mã vạch sản phẩm chuẩn EAN 13 miễn phí, sẵn sàng dán lên bao bì, tem nhãn hoặc tích hợp vào hệ thống bán hàng.

3. Tạo mã vạch sản phẩm bằng phần mềm chuyên dụng

Ngoài công cụ online, bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp để tạo và quản lý mã vạch khi cần xử lý số lượng lớn hoặc yêu cầu cao về in ấn – thiết kế.

Một số phần mềm phổ biến:

• Bartender by Seagull Scientific: Phần mềm in tem nhãn và mã vạch chuyên nghiệp, tương thích tốt với máy in công nghiệp.
  
  

• Barcode Generator: Cung cấp nhiều tùy chọn tùy chỉnh, phù hợp cho việc tạo mã vạch đơn hoặc hàng loạt. 

• Matrix Label: Dễ sử dụng và phù hợp cho việc tạo các loại mã vạch khác nhau. 

Ưu và nhược điểm:

Nếu bạn chỉ cần làm mã vạch đơn lẻ hoặc số lượng nhỏ, công cụ online là giải pháp tiết kiệm. Nhưng với doanh nghiệp cần quản lý hàng trăm mã sản phẩm, nên cân nhắc sử dụng phần mềm chuyên dụng để đảm bảo hiệu quả lâu dài.

Xem thêm: Máy In Mã Vạch: Giải Pháp Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp Hiện Đại 

Một số lưu ý khi tạo và sử dụng mã vạch sản phẩm

Đảm bảo mã vạch đúng chuẩn EAN 13

Khi tạo mã vạch sản phẩm, đặc biệt là theo chuẩn EAN 13, điều quan trọng nhất là phải đảm bảo mã được thiết lập đúng cấu trúc 13 chữ số, không bị sai hoặc thiếu số. Chỉ cần một lỗi nhỏ trong quá trình làm mã vạch cũng có thể khiến mã không thể quét được hoặc sai thông tin sản phẩm khi nhập vào hệ thống.

Ngoài ra, mã kiểm tra (check digit) – chữ số cuối cùng trong chuỗi EAN 13 – phải được tính toán tự động bằng công cụ hoặc phần mềm hỗ trợ. Tuyệt đối không nhập thủ công nếu không có kiến thức chuyên môn.

Gợi ý: Luôn sử dụng công cụ tạo mã vạch EAN 13 miễn phí uy tín, có tính năng tự động tạo số kiểm tra để đảm bảo mã hợp lệ.

Lưu ý về kích thước, màu sắc và vị trí in mã vạch

Lưu ý về kích thước, màu sắc và vị trí in mã vạch

Ngay cả khi bạn tạo mã vạch đúng chuẩn, nhưng nếu in sai kích thước hoặc màu sắc không phù hợp, máy quét vẫn có thể không đọc được mã.

Một số lưu ý kỹ thuật khi in mã vạch:

• Kích thước tối thiểu của mã EAN 13: khoảng 37,29mm (chiều rộng) × 25,93mm (chiều cao)
  
  

• Màu sắc lý tưởng: nền trắng – vạch màu đen hoặc xanh đậm. Tránh in trên nền tối, màu chói hoặc chất liệu phản quang.
  
  

• Vị trí in mã vạch: nên đặt tại mặt dưới hoặc mặt sau của bao bì sản phẩm, tránh vị trí dễ bị gấp nếp, trầy xước hoặc cong mép.

Nếu bạn sử dụng tem nhãn in riêng để dán mã, hãy đảm bảo chất lượng in đủ nét và không bị nhòe, mờ trong quá trình in ấn hoặc vận chuyển.

Lỗi thường gặp khi tạo mã vạch sản phẩm và cách khắc phục

Khi tạo mã vạch sản phẩm, nhiều người thường mắc phải những lỗi phổ biến sau:

Để tránh những rủi ro trên, bạn nên sử dụng phần mềm hoặc công cụ tạo mã vạch EAN 13 chuyên dụng, đồng thời kiểm tra thử mã bằng máy quét hoặc app đọc mã vạch trên điện thoại trước khi sử dụng thực tế.

Câu hỏi thường gặp về tạo mã vạch

Tạo mã vạch có mất phí không?

Việc tạo mã vạch có thể miễn phí hoặc mất phí, tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của bạn:

• Miễn phí: Nếu bạn chỉ cần tạo mã vạch sản phẩm để sử dụng nội bộ, kiểm soát kho hoặc bán hàng nhỏ lẻ (không yêu cầu chuẩn quốc tế), bạn hoàn toàn có thể sử dụng các công cụ tạo mã vạch online miễn phí như TEC-IT, OnlineLabels, CreateBarcodes…
  
  

• Mất phí: Nếu bạn muốn đăng ký mã số chính thống (ví dụ mã GTIN theo chuẩn GS1) để đưa sản phẩm vào siêu thị, chuỗi bán lẻ, sàn TMĐT, bạn cần đăng ký mã doanh nghiệp với GS1 Việt Nam – việc này sẽ tốn phí ban đầu và phí duy trì hàng năm.

Lời khuyên: Xác định rõ mục đích sử dụng để lựa chọn hình thức làm mã vạch phù hợp, tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo tính hợp lệ.

Máy in mã vạch phổ biến hiện nay

Có thể tự tạo mã vạch cho sản phẩm bán online không?

Câu trả lời là có. Chủ shop online hoàn toàn có thể tự tạo mã vạch sản phẩm để quản lý kho, đơn hàng và hiển thị trên tem nhãn.

Nếu bạn chỉ kinh doanh trên quy mô nhỏ hoặc bán qua kênh cá nhân (Facebook, Zalo, website riêng…), việc tạo mã vạch EAN 13 miễn phí bằng công cụ online là đủ để dán nhãn và quét khi cần. Tuy nhiên, mã này không có giá trị pháp lý hoặc đăng ký chính thức, nên không thể kiểm tra nguồn gốc từ hệ thống GS1 toàn cầu.

Lưu ý: Với các sản phẩm hướng đến thị trường lớn hơn hoặc sàn TMĐT, bạn nên đăng ký mã chuẩn EAN để đảm bảo sự tin cậy và đồng bộ.

Mã vạch EAN 13 có hợp lệ khi bán trên sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki…)?

Các sàn thương mại điện tử lớn như Shopee, Lazada, Tiki hiện nay đều khuyến khích (thậm chí yêu cầu) người bán cung cấp mã sản phẩm EAN 13 hợp lệ, đặc biệt với các ngành hàng chính hãng hoặc sản phẩm niêm yết công khai.

Khi đăng sản phẩm mới, hệ thống có thể yêu cầu nhập mã GTIN hoặc UPC để đồng bộ thông tin sản phẩm với cơ sở dữ liệu toàn cầu. Việc này giúp:

• Tăng độ tin cậy của sản phẩm với khách hàng
  
  

• Dễ dàng quản lý đơn hàng, kho và thông tin sản phẩm
  
  

• Tạo thuận lợi khi đồng bộ với các hệ thống POS, ERP nếu bạn phát triển mô hình đa kênh

Do đó, nếu bạn có kế hoạch phát triển lâu dài trên sàn TMĐT, nên đăng ký mã chuẩn tại GS1 Việt Nam để được cấp mã GTIN và tạo mã vạch EAN 13 hợp lệ.

Tạo mã vạch sản phẩm là bước quan trọng giúp quản lý hàng hóa hiệu quả và chuyên nghiệp hơn, đặc biệt với các sản phẩm bán online hoặc phân phối qua siêu thị, sàn TMĐT. Với các công cụ online miễn phí và phần mềm hỗ trợ, bạn có thể làm mã vạch chuẩn EAN 13 một cách dễ dàng, nhanh chóng.

Nếu cần tư vấn giải pháp tạo mã vạch EAN 13, in tem nhãn hoặc thiết bị mã vạch phù hợp, hãy liên hệ ngay với đơn vị cung cấp uy tín để được hỗ trợ tốt nhất.