5 Nguyên Nhân Phổ Biến Khiến Máy In Không In Được Và Cách Khắc Phục

Máy in không in được là lỗi phổ biến khiến nhiều người đau đầu, làm gián đoạn công việc và giảm hiệu suất. Bạn đã thử in nhiều lần nhưng máy vẫn không hoạt động? Đừng lo! Trong bài viết này, Phát Triển Trung Việt sẽ chỉ ra 5 nguyên nhân phổ biến khiến máy in không in được và hướng dẫn cách khắc phục hiệu quả. Chỉ cần làm theo các bước đơn giản, bạn có thể nhanh chóng đưa máy in trở lại trạng thái hoạt động bình thường. Cùng tìm hiểu ngay!

Máy in nhận lệnh nhưng không in được

Máy in nhận lệnh nhưng không in được là tình trạng phổ biến mà nhiều người gặp phải, gây gián đoạn công việc và ảnh hưởng đến năng suất. Nguyên nhân có thể xuất phát từ lỗi kết nối, cài đặt sai chế độ, phần mềm hoặc phần cứng bị trục trặc. Dưới đây là những lý do thường gặp và cách khắc phục hiệu quả.

Lỗi kết nối giữa máy in và máy tính

Một trong những nguyên nhân chính khiến máy in nhận lệnh nhưng không in được là do lỗi kết nối. Nếu sử dụng kết nối USB, dây cáp có thể bị lỏng, đứt hoặc không tương thích với cổng kết nối. Đối với máy in không dây, kết nối WiFi có thể bị gián đoạn, chưa thiết lập đúng hoặc tín hiệu mạng quá yếu.

Lỗi kết nối giữa máy in và máy tính

Để khắc phục, trước tiên cần kiểm tra dây cáp và thay mới nếu phát hiện hỏng hóc. Nếu sử dụng WiFi, hãy đảm bảo máy in và máy tính kết nối cùng một mạng, khởi động lại modem hoặc thiết lập lại kết nối mạng trên máy in để đảm bảo tín hiệu ổn định.

Máy in bị quá tải lệnh

Trong nhiều trường hợp, việc gửi quá nhiều lệnh in liên tiếp có thể khiến bộ nhớ máy in bị đầy, dẫn đến tình trạng máy nhận lệnh nhưng không in được.

Để giải quyết vấn đề này, người dùng cần xóa danh sách lệnh in đang bị treo. 

Bước 1: Truy cập Control Panel

Khắc phục lỗi máy in không in được bước 1

Bước 2: Chọn Devices and Printers. Nhấp chuột phải vào máy in đang gặp lỗi và chọn See what’s printing. 

Khắc phục lỗi máy in không in được bước 2

Bước 3: Chọn Cancel All Documents để xóa toàn bộ lệnh in đang chờ xử lý, sau đó gửi lại từng lệnh in một để kiểm tra hoạt động của máy.

Khắc phục lỗi máy in không in được bước 3

Máy in bị kẹt giấy

Máy in nhận lệnh nhưng không in được cũng có thể do giấy bị kẹt bên trong. Điều này thường xảy ra khi sử dụng giấy kém chất lượng, giấy bị ẩm hoặc bộ phận kéo giấy bị hao mòn theo thời gian.

Để xử lý tình trạng này, trước tiên cần tắt nguồn máy in để đảm bảo an toàn. Sau đó, mở nắp máy in, kiểm tra khu vực chứa giấy và kéo nhẹ nhàng phần giấy bị kẹt ra theo đúng chiều in. Nếu phát hiện trục kéo giấy bị mòn hoặc bị rách bao lụa, có thể cần thay thế linh kiện để đảm bảo máy hoạt động trơn tru. Xem thêm: Máy in Canon 2900 bị kẹt giấy: Nguyên nhân và cách xử lý nhanh chóng

Máy in ở chế độ offline hoặc pause

Khi máy in bị đặt ở chế độ Offline hoặc Pause, dù nhận lệnh từ máy tính nhưng vẫn không thể thực hiện in. Lỗi này thường do người dùng vô tình thiết lập hoặc hệ điều hành gặp xung đột phần mềm.

Khắc phục lỗi máy in ở chế độ offline hoặc pause

Để kiểm tra và khắc phục, vào Control Panel, chọn Devices and Printers, nhấp chuột phải vào tên máy in đang gặp lỗi, sau đó chọn Printer Properties. Trong cửa sổ mới mở ra, bỏ chọn hai tùy chọn Use Printer Offline và Pause Printing. Sau đó thử in lại để kiểm tra.

Lỗi phần mềm hoặc hệ điều hành

Nếu các nguyên nhân trên đã được kiểm tra nhưng máy in vẫn không hoạt động, rất có thể vấn đề đến từ phần mềm hoặc hệ điều hành của máy tính. Driver máy in quá cũ hoặc không tương thích với hệ điều hành có thể khiến máy không nhận lệnh in. Ngoài ra, máy tính bị nhiễm virus cũng có thể gây ra lỗi này.

Giải pháp là kiểm tra và cập nhật driver máy in lên phiên bản mới nhất từ trang web của nhà sản xuất. Nếu nghi ngờ máy tính bị nhiễm virus, nên quét hệ thống bằng phần mềm diệt virus uy tín. Ngoài ra, có thể sử dụng tính năng Troubleshoot trong Devices and Printers để hệ thống tự động phát hiện và sửa lỗi. Xem thêm: Top 5 Máy In Laser Đẹp, Chất Lượng Nhất Cho Văn Phòng Hiện Đại

Lỗi máy in không in được do kết nối bị gián đoạn

Kết nối giữa máy in và máy tính đóng vai trò quan trọng trong quá trình in ấn. Nếu kết nối bị gián đoạn, dù máy in đã nhận lệnh, quá trình in vẫn không thể diễn ra. Lỗi này có thể xuất phát từ cáp kết nối bị hỏng, mạng WiFi yếu hoặc máy in không được nhận diện đúng trên hệ thống. Dưới đây là những nguyên nhân cụ thể và cách khắc phục hiệu quả.

Cáp kết nối bị lỏng, hỏng hoặc không tương thích

Máy in sử dụng cáp USB để kết nối với máy tính có thể gặp tình trạng dây cáp bị đứt, lỏng hoặc không tương thích với cổng kết nối. Khi đó, dữ liệu từ máy tính không thể truyền đến máy in, dẫn đến lỗi máy in không in được.

Lỗi máy in không in được do kết nối bị gián đoạn

Cách khắc phục:

• Kiểm tra lại cáp kết nối, đảm bảo dây không bị đứt hoặc lỏng.

• Sử dụng một dây cáp khác để thử kết nối. Nếu máy in hoạt động bình thường, chứng tỏ dây cáp cũ đã bị hỏng và cần thay thế.

• Đảm bảo cáp kết nối phù hợp với cổng USB trên máy tính và máy in. Một số dòng máy in yêu cầu cáp USB 2.0 hoặc 3.0 để đảm bảo tốc độ truyền dữ liệu ổn định.

Lỗi kết nối wifi khi sử dụng máy in không dây

Đối với máy in kết nối qua WiFi, việc mạng không ổn định hoặc cài đặt sai thông số có thể khiến máy không nhận lệnh in. Một số trường hợp phổ biến bao gồm máy in chưa kết nối đúng mạng, tín hiệu WiFi yếu hoặc thiết bị khác đang chiếm quyền ưu tiên kết nối.

Cách khắc phục:

• Kiểm tra xem máy in và máy tính có kết nối cùng một mạng WiFi hay không. Nếu không, hãy thiết lập lại mạng đúng.

• Khởi động lại modem hoặc router để làm mới kết nối mạng.

• Nếu mạng WiFi yếu, hãy đặt máy in gần bộ phát WiFi hơn hoặc sử dụng mạng có dây để đảm bảo kết nối ổn định.

• Truy cập phần cài đặt của máy in và thực hiện kết nối lại WiFi theo hướng dẫn của nhà sản xuất.

Tại sao máy in không in được? Kiểm tra hộp mực và giấy in

Máy in không in được có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó hộp mực và giấy in là hai yếu tố quan trọng cần kiểm tra đầu tiên. Nếu hộp mực bị hết, lắp sai hoặc gặp lỗi, máy in sẽ không thể in ra tài liệu. Tương tự, giấy in bị kẹt, hết giấy hoặc không phù hợp với máy in cũng có thể gây ra tình trạng này. Dưới đây là cách kiểm tra và khắc phục lỗi liên quan đến hộp mực và giấy in để đảm bảo máy hoạt động trơn tru. Xem thêm: Máy in ảnh Epson có đáng mua không? Đánh giá chi tiết về chất lượng và hiệu suất

Kiểm tra hộp mực 

Hộp mực đóng vai trò quyết định trong quá trình in ấn. Nếu máy in không in được, người dùng cần kiểm tra xem hộp mực có gặp vấn đề nào dưới đây không:

• Hết mực hoặc mực cạn kiệt: Khi mức mực trong hộp quá thấp, máy in có thể không hoạt động hoặc in ra trang giấy trắng. Một số máy in hiện đại có chức năng hiển thị cảnh báo mực thấp trên màn hình.

• Hộp mực lắp không đúng vị trí: Nếu hộp mực chưa được lắp đặt đúng cách, máy in sẽ không thể nhận diện và xử lý lệnh in.

• Mực bị khô hoặc tắc nghẽn: Đối với máy in phun, nếu không sử dụng thường xuyên, đầu phun mực có thể bị khô, làm gián đoạn quá trình in.

• Hộp mực không tương thích: Nếu bạn sử dụng hộp mực không chính hãng hoặc không đúng với model máy in, thiết bị có thể từ chối hoạt động.

Kiểm tra hộp mực khi máy in không in được

• Kiểm tra mức mực và thay thế hộp mực mới nếu cần.

• Tháo hộp mực ra và lắp lại đúng vị trí, đảm bảo khớp với khe cắm trong máy in.

• Nếu mực bị khô hoặc đầu phun bị tắc, sử dụng chế độ làm sạch đầu phun trong phần cài đặt của máy in hoặc lau nhẹ đầu phun bằng khăn mềm thấm cồn isopropyl.

• Sử dụng hộp mực chính hãng hoặc hộp mực tương thích để đảm bảo máy in nhận diện đúng.

Kiểm tra giấy in 

Giấy in có vai trò quan trọng trong quá trình in, nếu gặp sự cố liên quan đến giấy, máy in có thể bị gián đoạn. Một số vấn đề thường gặp bao gồm:

• Hết giấy: Nếu khay giấy đã hết, máy in sẽ không thể tiếp tục quá trình in. Một số dòng máy có thể hiển thị thông báo "Out of Paper" trên màn hình.

• Giấy kẹt trong máy in: Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất khiến máy in không in được. Giấy có thể bị kẹt do chất lượng giấy kém, giấy bị ẩm hoặc bộ phận kéo giấy bị mòn.

• Sử dụng giấy không phù hợp: Nếu loại giấy không đúng với thông số kỹ thuật của máy in, chẳng hạn như giấy quá dày, quá mỏng hoặc không đúng kích thước, máy có thể không kéo giấy được.

Máy in bị lỗi không in được do driver hoặc phần mềm

Driver và phần mềm đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và vận hành máy in. Nếu driver bị lỗi, không tương thích hoặc phần mềm in gặp sự cố, máy in có thể không nhận lệnh hoặc không in được. Đây là một trong những nguyên nhân phổ biến nhưng lại ít được người dùng chú ý. Việc kiểm tra và cập nhật driver cũng như phần mềm in là giải pháp quan trọng để khắc phục tình trạng này.

Lỗi hệ điều hành khiến máy in không nhận lệnh

Trong một số trường hợp, lỗi từ hệ điều hành cũng có thể làm máy in không in được, đặc biệt sau khi cập nhật Windows hoặc macOS. Một số lỗi phổ biến bao gồm:

• Cập nhật hệ điều hành làm mất driver máy in: Khi Windows hoặc macOS cập nhật, có thể driver máy in bị mất hoặc không còn tương thích.

• Lỗi spooler in: Dịch vụ Print Spooler bị dừng hoặc gặp sự cố có thể khiến lệnh in không được xử lý.

Cách khắc phục lỗi từ hệ điều hành:

• Nếu máy in bị lỗi sau khi cập nhật hệ điều hành, hãy thử cài lại driver máy in hoặc khôi phục phiên bản hệ điều hành trước đó.

• Kiểm tra dịch vụ Print Spooler bằng cách vào Services (Nhấn Windows + R, gõ services.msc rồi nhấn Enter), tìm Print Spooler, nhấp chuột phải và chọn Restart.

Máy in bị lỗi không in được do phần cứng cần bảo trì

Máy in hoạt động lâu ngày có thể gặp lỗi do các bộ phận bên trong bị hao mòn hoặc bám bụi, gây gián đoạn quá trình in ấn. Một số lỗi phần cứng phổ biến gồm kẹt giấy do trục kéo bị mòn, hộp mực hoặc đầu in bị tắc nghẽn, bộ sấy (fuser) hỏng khiến mực không bám lên giấy, hoặc lỗi mainboard, nguồn điện làm máy in không nhận lệnh. Để khắc phục, cần thường xuyên vệ sinh máy, kiểm tra và thay thế linh kiện khi cần thiết. Nếu gặp lỗi nghiêm trọng, nên liên hệ kỹ thuật viên để được hỗ trợ kịp thời.

Tình trạng máy in không in được có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau, từ lỗi kết nối, kẹt giấy, hết mực, phần mềm lỗi đến hỏng hóc phần cứng. Việc xác định chính xác nguyên nhân sẽ giúp bạn áp dụng biện pháp khắc phục phù hợp, đảm bảo máy in hoạt động ổn định và tránh gián đoạn công việc. Nếu đã thử các cách trên mà máy vẫn không in được, hãy liên hệ chuyên gia kỹ thuật để được hỗ trợ kịp thời.